LA PAUSE RGPD #6 : Le dossier du personnel

En application du RGPD et de la loi LIL, le dossier du personnel ne doit comprendre que les documents et les données obligatoires. 

1. Ce que doit contenir un dossier du personnel 

  • Une fiche de renseignements complétée par le salarié lors de son embauche 

  • La photocopie d’une pièce d’identité 

  • Le permis de séjour ou de travail (pour un salarié étranger) 

  • Le contrat de travail et les avenants signés 

  • L’attestation signée de remise du règlement intérieur (si applicable) 

  • Le justificatif d’inscription à une autre mutuelle que celle fournie par l’entreprise 

  • L’attestation signée de la charte de bon usage des ressources informatiques (si applicable) 

  • L’annexe signée de l’engagement de protection des données 

  • L’annexe signée concernant la validité du permis de conduire (si applicable) 

  • Le consentement pour le droit à l’image (si nécessaire) 

  • Les fiches des entretiens annuels et professionnels 

2. Ce que ne doit pas contenir le dossier du personnel 

  • La photocopie du permis de conduire 

  • La fiche d’inscription à la mutuelle et à la prévoyance complétée par le salarié 

  • Le CV après la période d’essai 

3. Ce que doit contenir une fiche de renseignement fournie au salarié lors de son embauche 

  • L’état civil 

  • L’adresse postale 

  • L’e-mail 

  • Le téléphone 

  • La nationalité 

  • Le NIR (numéro de sécurité sociale) 

  • Le N° de permis de conduire, la préfecture et la date de délivrance 

  • La personne à prévenir en cas d’accident 

4. Ce que ne doit pas contenir la fiche de renseignements 

  • Toute information d’ordre médical 

  • Toute information concernant les membres de la famille (date de naissance, NIR, employeur, etc.) 

5. Vérification des informations  

  • Afin de vérifier le NIR, la copie de la carte vitale doit être demandée. Lorsque la DPAE, les inscriptions à la mutuelle et à la prévoyance sont réalisées, cette copie ne doit pas être conservée. 

  • Afin de vérifier les informations liées au permis de conduite, le salarié doit montrer son permis de conduire. Une fois les vérifications effectuées, le permis est rendu au salarié. Aucune copie ne doit être conservée. 

6. La conservation des documents 

  • Il est recommandé de conserver le dossier du personnel en format numérique, ce qui permet de simplifier la conservation et la suppression. 

  • Les documents qui doivent être conservés au format « papier » sont les originaux qui comportent la signature du salarié. 

* Les notions de base active et d’archivage intermédiaire sont abordées dans la Pause RGPD 3. 

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