L'entreprise à 360°
En application du RGPD et de la loi LIL, le dossier du personnel ne doit comprendre que les documents et les données obligatoires.
La photocopie d’une pièce d’identité
Le permis de séjour ou de travail (pour un salarié étranger)
Le contrat de travail et les avenants signés
L’attestation signée de remise du règlement intérieur (si applicable)
Le justificatif d’inscription à une autre mutuelle que celle fournie par l’entreprise
L’attestation signée de la charte de bon usage des ressources informatiques (si applicable)
L’annexe signée de l’engagement de protection des données
L’annexe signée concernant la validité du permis de conduire (si applicable)
Le consentement pour le droit à l’image (si nécessaire)
Les fiches des entretiens annuels et professionnels
La photocopie du permis de conduire
La fiche d’inscription à la mutuelle et à la prévoyance complétée par le salarié
Le CV après la période d’essai
L’état civil
L’adresse postale
L’e-mail
Le téléphone
La nationalité
Le NIR (numéro de sécurité sociale)
Le N° de permis de conduire, la préfecture et la date de délivrance
La personne à prévenir en cas d’accident
Toute information d’ordre médical
Toute information concernant les membres de la famille (date de naissance, NIR, employeur, etc.)
Afin de vérifier le NIR, la copie de la carte vitale doit être demandée. Lorsque la DPAE, les inscriptions à la mutuelle et à la prévoyance sont réalisées, cette copie ne doit pas être conservée.
Afin de vérifier les informations liées au permis de conduite, le salarié doit montrer son permis de conduire. Une fois les vérifications effectuées, le permis est rendu au salarié. Aucune copie ne doit être conservée.
Il est recommandé de conserver le dossier du personnel en format numérique, ce qui permet de simplifier la conservation et la suppression.
Les documents qui doivent être conservés au format « papier » sont les originaux qui comportent la signature du salarié.
* Les notions de base active et d’archivage intermédiaire sont abordées dans la Pause RGPD 3.
Nos experts RGPD sont à votre disposition pour vous accompagner dans votre conformité RGPD. N’hésitez pas à contacter vos interlocuteurs habituels
Pour en savoir davantage sur la question de la collecte des données RH dans le cadre du RGPD, n’hésitez pas à visionner le replay de notre webinar du 4 octobre 2022. L’occasion de découvrir comment transformer cette contrainte en opportunité de simplification.
Bruno Saucourt
Consultant spécialisé en Efficience commerciale et en RGPD au sein du département Stratégie et Performance de BDO
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