5 erreurs à éviter pour ne pas rater la digitalisation de son organisation comptable

Gagner en performance, tirer parti des nouvelles technologies, rester compétitif et permettre à ses salariés de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, … Comment rester insensible aux appels de la digitalisation ?

Cet appel est d’autant plus renforcé depuis la crise sanitaire du Covid-19 ! Les entreprises sont amenées aujourd’hui à repenser totalement leur manière de travailler en favorisant les actions de télétravail et en digitalisant les outils et les processus internes.

La transformation digitale n’a jamais été autant une priorité pour les entreprises et touche le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble, les services financiers n’échappent donc pas à la règle ! En digitalisant vos organisations comptable et administrative, vous gagnez ainsi en efficacité et fiabilité des process.

Mais attention, si vous ne préparez pas suffisamment votre transformation digitale, cette dernière peut rapidement tourner au cauchemar et démotiver l’ensemble des acteurs impliqué dans cette démarche. Nous vous proposons de découvrir dans cet article les pièges à éviter pour réussir à coup sûr la transformation digitale de votre organisation comptable.

Voici 5 erreurs simples à éviter !

1. Ne pas conserver les bonnes vielles habitudes

En tant que dirigeant ou directeur financier, il est tout à fait normal d’être effrayé lorsque l’on vous parle de « digitalisation des process internes ». Certes, cela sous-entend une refonte de l’organisation actuelle même si cette dernière répond aux attentes. Il faut toutefois être conscient qu’il ne s’agit pas systématiquement d’un changement radical, mais bel et bien d’une adaptation de l’existant. Rapidement, vous serez en mesure de constater les bénéfices de votre transformation digitale en termes d’efficacité, de sécurité et de visibilité sur l’ensemble de l’activité.

2. Mal identifier ses besoins

Il existe sur le marché un grand nombre de fournisseurs de logiciels permettant d’automatiser la gestion interne de votre entreprise. Avant de faire votre choix, il est important de vous poser les bonnes questions en fonction de vos usages.

Quels sont vos objectifs ?

Disposer d’indicateurs clés en temps réel ? Il faut donc se tourner vers des éditeurs disposant de connecteurs compatibles les uns avec les autres pour générer des reporting qui vous guideront dans vos réflexions stratégiques.
Gagner du temps ? Les outils que vous devez mettre en place doivent automatiser des tâches actuellement répétitives et à faibles valeurs ajoutées pour vos collaborateurs que vous avez préalablement identifiées.
Sécuriser vos process ? La règlementation RGPD vous impose d’être attentif au respect des normes de vos fournisseurs, ainsi au-delà du niveau de sécurité de vos données lors du stockage sur serveur, il est indispensable de choisir un prestataire répondant aux normes du règlement général de la protection des données.

Vous pouvez vous faire accompagner par votre expert-comptable pour déterminer ensemble vos besoins en fonction de votre organisation actuelle et vous guider sur les meilleures solutions à mettre en place.

3. Ne pas prendre en compte les normes réglementaires

Face aux évolutions technologiques, la législation française s’adapte et prend, elle aussi, le virage du digital en faisant évoluer sa réglementation. Il vous faut donc être attentif à la conformité des procédures et au respect des règles lors du choix de vos outils (logiciel de caisse normé, éditeur aux normes RGPD pour assurer la sécurité des données…). Il est également important d’opter pour un logiciel disposant de mises à jour automatiques afin de toujours vous garantir une conformité face aux changements règlementaires et de disposer des améliorations et corrections de l’outil.

4. Ne pas impliquer suffisament l'ensembles des collaborateurs

Afin de faire évoluer vos process actuels, vos collaborateurs doivent faire partie intégrante du processus de digitalisation de votre organisation. Il est important de bien communiquer et d'informer en interne pour emporter un maximum d'adhésion. La digitalisation n'est pas qu'une affaire d'outils, c'est également une affaire d'Homme.

5. Négliger la formation

La bonne prise en main des nouveaux outils est un cap indispensable dans la réussite de votre digitalisation. Il est essentiel de se faire accompagner par votre fournisseur pour veiller à ce que l’ensemble de vos équipes maitrise rapidement les outils et toutes leurs fonctionnalités. Avant de valider votre choix sur un éditeur de logiciels, vous devez vous renseigner sur l’accompagnement du prestataire : formations, tutoriels, webinars, documentations… 

Pour conclure

Il est facile de rater la transformation digitale de son organisation comptable. Cet échec peut être particulièrement frustrant compte tenu de l’investissement humain et financier que cela représente. C’est pourquoi, il est primordial de se faire accompagner pour définir les besoins de l’entreprise et la marche à suivre afin d’assurer un bon déploiement de ce changement au sein de votre structure.