Organisation des congés payés : respectez vos obligations et sécurisez vos pratiques

Nous entrons dans une période déterminante pour l’organisation des congés payés. Les obligations d’information des salariés approchent, et le respect des délais légaux est indispensable pour sécuriser vos pratiques et éviter tout risque de non-conformité.
 

Rappel : quelle est la période de prise des congés payés ?

À ne pas confondre avec la période d’acquisition des congés.

En l’absence d’accord collectif fixant une période différente, la période de prise des congés s’étend du 1er mai au 30 avril de l’année suivante (avec, en pratique, un usage fréquent allant jusqu’au 31 mai).

Conformément à l’article L.3141-15 du Code du travail, il appartient à l’employeur :
  • de définir la période d’ouverture des congés, après consultation du CSE lorsqu’il existe,
  • de fixer l’ordre des départs en congé selon des critères objectifs.

L’obligation d’information préalable des salariés

L’employeur doit informer l’ensemble des salariés de la période d’ouverture des congés au moins 2 mois avant son début. Ce délai est d’ordre public.

Exemple concret

Si votre période d’ouverture des congés commence le 1er mai 2026, vous devez informer vos salariés au plus tard le 28 février 2026.

Aucune forme n’est imposée (affichage, note interne, intranet, e-mail…). L’essentiel est de pouvoir prouver que l’information a bien été portée à la connaissance de tous.

Passé ce délai, vous ne pouvez plus imposer les congés payés à vos salariés.

Fixation et communication de l’ordre des départs

Une fois la période d’ouverture définie, vous devez établir l’ordre des départs en tenant compte :
  • des critères légaux (ancienneté, durée de service, situation familiale, y compris le droit pour les conjoints ou partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise de partir en congé en même temps — règle d’ordre public — ainsi que la prise en compte du handicap au sein des familles et de la perte d’autonomie des personnes âgées),
  • des critères conventionnels, s’ils existent,
  • et d’autres critères objectifs et pertinents (ex. : charges de famille, dates des vacances scolaires pour les salariés ayant des enfants scolarisés, dates de droits de garde pour les salariés divorcés…).
Une fois arrêtés, les départs doivent être notifiés individuellement aux salariés au moins 1 mois avant leur date de départ.

Les risques en cas de non-respect

Le non-respect des délais ou des obligations d’information expose l’employeur à plusieurs risques concrets :
  • contestation des congés imposés hors délai,
  • indemnisation du salarié en cas de préjudice (ex. impossibilité d’organiser ses vacances),
  • responsabilité de l’employeur en cas de litige prud’homal,
  • sanctions administratives en cas de manquement généralisé.
Un point essentiel à rappeler : le salarié ne peut jamais décider seul de ses dates de congés. Toute prise de congés reste soumise à l’accord préalable de l’employeur.

Ce qu’il convient d’engager dès maintenant

  • Sécuriser votre période d’ouverture des congés en vérifiant vos dates internes.
  • Programmer la communication aux salariés afin de respecter le délai légal de 2 mois.
  • Préparer l’ordre des départs pour garantir le respect du préavis d’un mois et éviter toute contestation.

Pour fiabiliser l’ensemble du processus, nos équipes peuvent prendre en charge la rédaction de vos notes internes et la sécurisation de votre procédure congés payés.

Votre interlocuteur BDO habituel reste à votre disposition pour organiser cet accompagnement.