Outsourcing : L’externalisation internationale des fonctions financières 2/2

Découvrez la suite de la première partie de notre article "Outsourcing : L'externalisation internationale des fonctions financière".

Quelles fonctions externaliser ?

Toutes les fonctions financières ou administratives sont externalisables. Il peut s’agir de la tenue de la comptabilité générale (enregistrement des opérations au jour le jour, émission et saisie des factures, relations clients et fournisseurs, imputation des encaissements, relances clients, traitement des opérations de trésorerie, traitement des paiements, états de rapprochement…) ou de la gestion du secrétariat juridique (création et enregistrement des filiales et succursales, formalités légales d’approbation des comptes…). Cela peut également concerner des opérations plus techniques, comme la mise en conformité avec la réglementation fiscale des pays d’implantation (déclaration des revenus directs et indirects, calcul et présentation des déclarations…) ; les opérations de préparation des comptes annuels (établissement des comptes, conversion des comptabilités étrangères aux normes françaises, reporting…) ou encore l’audit des différentes filiales.  Enfin, l’externalisation peut aussi porter sur des fonctions de gestion des ressources humaines telles que la gestion de la paie ou l’administration des contrats de travail des employés locaux comme des expatriés, dont la prise en charge est encore plus complexe dans une situation de déploiement à l’étranger.

Le respect d’une démarche

Entamer un processus d’externalisation ne se fait pas à la légère. Cela suppose de réaliser une analyse préalable, de définir avec précision les tâches qui vont être confiées à un prestataire extérieur, mais aussi d’impliquer les services concernés dans la préparation et le suivi de toute l’opération.

De l’analyse au cahier des charges

La première opération consiste à mettre à plat non seulement l’ensemble des missions financières et administratives prises en charge en interne, mais aussi le mode d’organisation et les méthodes mises en œuvre pour les réaliser. L’analyse de ces données est nécessaire pour définir les missions que l’on pourra déléguer et pour mesurer avec précision l’impact organisationnel, humain et financier en année N et sur les exercices suivants de leur externalisation.

Ce n’est qu’à partir de ces informations que l’entreprise pourra bâtir un cahier des charges dans lequel les services qu’elle attend du prestataire seront précisés, tant en termes de nature que de quantité ou de qualité de mission. C’est bien entendu sur la base de ce document que seront consultés les différents prestataires. Les offres qu’ils présenteront à l’entreprise lui permettront d’établir un business plan prévisionnel dans lequel le retour sur investissement de l’opération d’externalisation sera chiffré.

La nécessaire implication des services

Les opérations d’externalisation sont souvent mal perçues par les salariés en interne. La tentation est donc forte, pour les entreprises, de ne les dévoiler qu’au dernier moment. Cette stratégie n’est pas conseillée. Outre la perte de confiance et la démobilisation des collaborateurs qu’elle peut entraîner, elle risque de conduire à des blocages qui rendront difficiles les échanges entre les services internes et le prestataire, tant dans la phase de déploiement que dans celle de fonctionnement. Au contraire, impliquer, dès la phase d’analyse, les services et les collaborateurs concernés va favoriser leur adhésion au projet et ainsi rendre possible le travail du prestataire qui, pour mener à bien ses missions, a besoin de travailler en étroite collaboration avec les services opérationnels de l’entreprise. En outre, la mise en place d’une politique d’accompagnement du changement et de formation afin d’optimiser la réaffectation des collaborateurs impactés est également conseillée.

Une gestion de projet

Une démarche d’externalisation implique le prestataire et différents services au sein de l’entreprise (comptable, juridique, informatique…). Mener à bien une telle démarche nécessite donc une grande coordination. Une mission qui sera confiée à un chef de projet qui assurera la communication entre les différents acteurs, veillera au bon déroulement des étapes de l’opération, au respect du calendrier mais dont le rôle sera aussi de soulever les difficultés qui naîtront durant la phase de transition et tout au long du contrat.