Peut-on continuer à utiliser son logiciel de facturation actuel ?

Avec l’entrée en vigueur progressive de la facturation électronique, une question revient dans toutes les entreprises : faut-il changer de logiciel de facturation ?
La bonne nouvelle, c’est que non, pas nécessairement. Mais quelques ajustements seront sans doute à prévoir. Voici ce qu’il faut savoir pour anticiper sereinement.
 

Pas le temps de tout lire ? Voici ce qu'il faut retenir

1.    Vous pouvez souvent garder votre logiciel actuel, à condition qu’il puisse produire des factures structurées et s’interfacer avec une plateforme agréée.
2.    Une mise à jour ou un connecteur peut suffire, si votre éditeur propose une évolution adaptée à la réforme.
3.    Anticipez les vérifications techniques dès maintenant, pour éviter un changement précipité en 2026.
4.    Changer de logiciel n’est pas forcément une contrainte : cela peut être l’occasion d’optimiser vos flux.
5.    Un bon accompagnement fait la différence, pour fiabiliser les données, choisir la bonne PA et sécuriser l’intégration.
 

1. Ce que dit la réforme

La réforme n’impose pas l’abandon de votre logiciel de facturation actuel.
Mais elle impose que vos factures soient émises, transmises et reçues dans un format structuré, et que certaines données soient transmises à l’administration.
Concrètement, deux conditions doivent être remplies :

• votre logiciel doit permettre de produire des factures structurées (Factur-X, UBL, CII…),
• et il doit être interopérable avec une plateforme (PA, OD ou PPF).

Pas besoin de tout remplacer, mais votre outil devra s’inscrire dans ce nouveau circuit.
 

2. Trois cas de figure possibles

Selon votre logiciel et votre organisation actuelle, voici les scénarios les plus fréquents :

• Votre logiciel est prêt nativement

Certains éditeurs ont déjà adapté leur solution : génération de formats conformes, connecteurs vers des PA partenaires, suivi des statuts intégré…
Dans ce cas, la transition sera fluide.

• Votre logiciel nécessite une adaptation

Si votre outil ne génère pas encore de facture structurée, une évolution sera nécessaire.
Cela peut passer par :
•    une mise à jour fournie par l’éditeur,
•    l’ajout d’un module ou d’un connecteur vers une Plateforme Agréée (ex PDP),
•    une extraction de données + transformation via un prestataire tiers.

• Votre logiciel ne pourra pas suivre

Dans certains cas (logiciels obsolètes, outils maison non adapté…), une refonte ou un changement d’outil pourra être envisagé car l’outil n’est pas en mesure d’inclure les champs obligatoires, n’émet pas tous les types de factures (avoir, acomptes, facture mensuelle…)
Mais attention : ce n’est pas toujours une mauvaise nouvelle. C’est parfois l’occasion d’automatiser davantage ou de fiabiliser les flux.
 

3. Ce qu’il faut vérifier dès maintenant

Voici une checklist rapide pour savoir si votre logiciel peut suivre la réforme :

• Peut-il produire des factures structurées au bon format ?
• Est-il en mesure d’inclure tous les champs obligatoires et d’émettre tous les types de factures requis ?
• Permet-il l’envoi et la réception via une plateforme ?
• Est-il interconnecté à vos autres outils (compta, ERP…) ?
• L’éditeur a-t-il prévu une mise à jour ou un accompagnement ?
• Pouvez-vous accéder facilement aux statuts de vos factures ?

Si une ou plusieurs réponses sont négatives, c’est le bon moment pour en parler avec votre éditeur ou un intégrateur.
 

Le point de vue de BDO

Inutile de changer d’outil si votre logiciel peut s’adapter. Ce qu’il faut, c’est anticiper : parlez-en dès maintenant à votre éditeur, testez la génération de factures structurées, et vérifiez la compatibilité avec une plateforme certifiée. Adapter un outil existant est souvent plus rapide et plus économique qu’un changement complet… à condition d’avoir le bon accompagnement.
Un logiciel conforme n’est pas la garantie que vos factures le soient ! Le travail de nettoyage et d’enrichissement des bases est également clé dans ce projet.
 

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