Piloter adroitement votre entreprise avec les tableaux de bord !

Le tableau de bord est un outil de gestion par excellence et ce, quelle que soit la taille de votre entité. Il présente les indicateurs permettant de suivre et d’anticiper l’activité de l’entreprise. C’est la boussole du décideur et nul ne doit s’en passer ! Evaluer la performance de son entreprise ne se limite pas à la lecture d’un bilan financier, c’est pourquoi BDO sensibilise ses clients à l’importance de mettre en place, dès le démarrage de leur entreprise, des tableaux de bord.

Un outil d’aide à la décision

Le tableau de bord est un excellent moyen pour regrouper l’information importante et nécessaire à une prise de décision éclairée. Gardez à l’esprit que plus la situation économique est tendue, plus l’entreprise a besoin de repères. Son contenu doit être adapté à vos besoins et à vos objectifs. Il pourra par exemple, vous permettre de contrôler les marges mensuelles d’un produit ou d’un service ou de façon plus générale de suivre l’activité globale de votre entreprise. L’objectif est d’avoir une visibilité sur l’évolution de votre activité et de réagir à temps en cas d’anomalie.

Bâtir un tableau de bord ?

Il convient d’identifier les indicateurs les plus sensibles et les plus pertinents par rapport aux menaces qui guettent leur entreprise. Le tableau de bord doit être construit en prenant en compte les objectifs poursuivis et les exigences des utilisateurs. La stratégie globale de l’entreprise doit donc être traduite en objectifs concrets, quantitatifs et qualitatifs (CA, marge, rentabilité, prix de revient, délai de paiement, nombre de pièces…). Prenons l’exemple d’un restaurateur, son intérêt peut résider dans le fait de connaître : le nombre de couverts par service, par jour, par mois, le ticket moyen, les pics de fréquentation, les recettes de boissons, le % d’invendus, la marge, le rapport salaire/chiffre d’affaires…. Le tableau de bord peut aussi représenter un compte de résultat mensuel permettant de suivre l’activité économique globale de l’entreprise. Un suivi régulier de votre activité permettra d’anticiper les décisions à prendre, par exemple en matière d’investissement ou en matière de rémunération.

Quid du contrôle budgétaire ?

Dans certains cas, la mise en place de véritables contrôles budgétaires peut être nécessaire. Cela consiste d’abord, à établir un budget prévisionnel en début d’exercice en détaillant (si c’est possible), le chiffre d’affaires mensuel, les marges des différentes activités, les frais de structure, les charges de personnel, les impôts, les délais de règlement…. Ce budget intégrera également les emprunts en cours, les amortissements, mais aussi des investissements envisagés et leur financement. Ensuite, il conviendra de comparer ce prévisionnel avec le réalisé. Pour être pertinente, cette démarche doit être régulière (mensuelle, bimensuelle ou trimestrielle).

Les conditions de succès

Il faut favoriser la qualité plutôt que la quantité ! Un tableau de bord doit être un outil de communication précis reflétant les résultats de l’entreprise. Voici quelques règles à respecter :

1. Les informations doivent pouvoir être collectées facilement afin que le tableau de bord soit communiqué dans les délais les plus courts (à J+10 par exemple).

2. Il ne faut pas rechercher une information précise au centime d’euro. Le but est d’avoir une information pertinente et rapide afin de pouvoir vite réagir.

3. Une fois le contenu établi, il faut le rendre facilement intelligible pour son utilisateur.

Le tableau de bord est non seulement un outil de gestion interne et de décision mais également un moyen de favoriser le dialogue avec des tiers comme les banquiers. C’est la preuve que vous ne laissez rien au hasard. Gardez à l’esprit qu’un suivi constant de l’évolution de l’activité de l’entreprise est préférable à des vérifications ponctuelles. N’attendez pas le bilan de fin d’année pour savoir si vous gagnez de l’argent car vos marges de manœuvres seront limitées voire inexistantes. Il faut anticiper.

La réalisation d’un tableau de bord nécessite du temps et du recul, c’est pourquoi BDO vous accompagne dans sa mise en place, son exploitation et l’analyse de ses résultats.