La Pause RGPD 5 les registres obligatoires

LA PAUSE RGPD #5 : Les registres obligatoires

Il y a un certain nombre de registres obligatoires à tenir dans une entreprise :

Registre unique du personnel
Registre des contrôles de sécurité

Registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement
Registre du CSE
Document unique d’évaluation des risques professionnels

Des registres peuvent également être obligatoires sous conditions :

Registre des repos hebdomadaires
Registre des accidents bénins non déclarés

Certaines professions, comme le BTP, imposent des registres complémentaires

1. Rappel sur le registre du personnel

L'employeur doit tenir un registre du personnel par établissement dès l'embauche du 1er salarié (ou dès l'arrivée d'un stagiaire). Il doit inscrire les informations suivantes dans l'ordre chronologique des embauches :

Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité
Carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise
Type de contrat : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) par exemple

Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Ce registre peut être tenu sur support numérique.

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.

Les durées de conservation du registre du personnel sont :

Pendant toute la période d‘emploi des personnes concernées en base active* selon l’article R. 1221-26 du Code du travail
5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’entreprise en archivage intermédiaire* selon les articles L. 1221-13, D. 1221-23 et R. 1221-26 du Code du travail

L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

2. Rappel sur le registre des contrôles de sécurité

Tout employeur a l’obligation de mettre à disposition de ses employés des équipements de travail de qualité. Ainsi, le matériel, les engins, les installations, équipements et matériel utilisés par l’entreprise doivent faire l’objet de contrôles réguliers.

Le registre de sécurité contient le nom et la qualité de la personne qui a effectué l’examen ainsi que la date du contrôle.

Les durées de conservation du registre des contrôles de sécurité sont :

L’année civile en cours en base active*
5 ans à compter de la nouvelle année civile suivant le contrôle en archivage intermédiaire* selon les articles R. 123-51 du Code de la construction et de l’habitat

3. Rappel sur le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Ce registre spécial a pour objet de recueillir les alertes :

De(s) représentant(s) du personnel au comité social et économique (CSE), constatant directement ou indirectement qu'il existe un risque grave pour la santé publique ou l'environnement
Des salariés qui estiment que l'entreprise utilise des produits qui présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement

L'alerte consignée par écrit doit être datée et signée. Elle doit préciser les produits utilisés par l'établissement dont le salarié ou le(s) représentant(s) du personnel au CSE estime qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement.

L'employeur :

Examine la situation avec le(s) représentant(s) du personnel ayant transmis l'alerte
Informe le salarié des suites qu'il entend donner à cette alerte

Les durées de conservation du registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement sont :

Les données relatives à une alerte considérée par le responsable du traitement comme n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites sans délai ou anonymisées

Lorsqu’aucune suite n’est donnée à une alerte rentrant dans le champ du dispositif, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées par l'organisation chargée de la gestion des alertes dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification
Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l'encontre d’une personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte peuvent être conservées par l'organisation chargée de la gestion des alertes jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l’encontre de la décision
À l’exception des cas où aucune suite n’est donnée à l’alerte, le responsable de traitement peut conserver les données collectées en archivage intermédiaire* aux fins d’assurer la protection du lanceur de l’alerte ou de permettre la constatation des infractions continues. Cette durée de conservation doit être strictement limitée aux finalités poursuivies, déterminée à l’avance et portée à la connaissance des personnes concernées
Les données peuvent être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales)

Le lanceur d'alerte, auteur de dénonciation calomnieuse, peut être puni de 5 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende.

4. Rappel sur le registre du comité social et économique (CSE)

Depuis le 1er janvier 2020, le registre des délégués du personnel (ancien registre du CHSCT) est remplacé par le registre du CSE. Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses motivées de l'employeur. Il est tenu à la disposition des salariés, de l'inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du CSE.

Les durées de conservation du registre du CSE sont :

L’année civile en cours en base active* selon l’article L. 2311-1 et suivants du Code du travail
4 ans à compter des élections professionnelles en archivage intermédiaire* selon l’article L. 2311-1 du Code du travail

L'absence de registre constitue un délit d'entrave au fonctionnement du CSE qui peut être sanctionné d'une amende de 7 500 €.

Ne pas présenter le registre à l'inspecteur du travail peut être sanctionné d'une contravention de 450 €.

5. Rappel sur le document unique d’évaluation des risques (DUER)

Le document unique d'évaluation des risques (DUER) liste les risques professionnels encourus par les travailleurs et les actions de prévention et de protection qui sont menées dans l'entreprise. L'épidémie de Covid-19 vous oblige à modifier le DUER de façon importante. Ce registre doit être mis à jour chaque année. L'absence de transcription ou de mise à jour du document d'évaluation des risques peut être sanctionné d'une contravention de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).

Les durées de conservation du registre du DUER sont :

1 an correspondant à la dernière version mise à jour en cours en base active* selon les articles L. 4111-1, L. 4121-1 à L. 4121-3 du Code du travail
40 ans minimum en archivage intermédiaire* selon l’article L. 4121-3-1 du Code du travail

L'employeur qui ne présente pas ce registre à l'inspection du travail encoure une contravention de 450 €.

6. Rappel sur le registre des repos hebdomadaires

Pour les entreprises dans lesquelles certains salariés sont soumis à un régime de repos hebdomadaire particulier, l’employeur doit tenir à jour un registre des horaires de repos de ses salariés.

Notamment, si certains des salariés travaillent le dimanche, ce registre doit être tenu et mis à disposition de l’inspecteur du travail pour que celui-ci puisse s’assurer du respect des obligations légales en matière de repos hebdomadaire des salariés.

Les durées de conservation du registre des repos hebdomadaire sont :

L’année civile en cours en base active*
1 an à compter de la nouvelle année civile en archivage intermédiaire*

7. Rappel sur le registre des accidents bénins non déclarés

Un registre des accidents bénins peut être mis en place par l'employeur après autorisation de la CPAM sous certaines conditions (présence obligatoire d'un infirmier ou infirmière notamment). Il remplace la déclaration des accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux.

Ce registre doit être mis à la disposition des personnes suivantes :

Salarié
Comité social économique (CSE)

Médecin du travail
Inspection du travail
Services de prévention des organismes de sécurité sociale
Organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail
Si nécessaire, inspecteurs de la radioprotection

Les données collectives d'exposition aux facteurs de pénibilité, évaluées selon les critères du compte personnel de prévention de la pénibilité (CPPP) doivent y figurer en annexe.

Les durées de conservation du registre des accidents bénins non déclarés sont les suivantes :

Le registre doit être adressé à la CARSAT chaque 31 décembre et est conservé dans l’attente du retour de la CARSAT. Il est donc conservé l’année civile en cours de laquelle le soin a été délivré, augmenté du délai de réponse de la CARSAT en base active* selon les articles L. 441-4, D. 441-1 et R. 8114-2 du Code de la sécurité sociale.

5 ans à compter de la fin de l’exercice considéré en archivage intermédiaire* selon le décret du 29 avril 2021 et l’article D. 441-3 du Code de la sécurité sociale.

* Les notions de base active et d’archivage intermédiaire sont abordées dans la Minute 3.

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